Пособие совета молодёжных организаций Швеции по эффективному проведению собраний 

Творческий подход к собраниям

Ульрика Эклунд & Брит Стакстон  
(перевод - В.В. Яковлев)

Собрания могут быть:

Рабочие: Собрания, где все вместе работают над определённой задачей. Это могут быть также собрания по разделению работы.

Решающие: Это собрания, на которых должно быть принято решение, например, о будущей деятельности или по актуальному вопросу, который нужно активно продвинуть именно сейчас. Годовые собрания являются типичным примером решающих собраний.

Информационные собрания: Они проводятся для того чтобы проинформировать о деятельности организации, о каком-либо решении, которое касается организации или о других важных вопросах.

Совещательные собрания: Проводятся с целью выработки мнения по какому-то вопросу и для того чтобы показать, что организация и её члены имеют таковое.

Проблемные собрания: Собрания для решения проблемы в организации или вне её.

Демонстративные собрания: Собрания, которые проводятся, чтобы оказать влияние, стимулировать перемены, лоббировать интересы.

Собрания для привлечения рабочей силы или ответов на вопросы: Собрания, на которые приглашаются люди со стороны, чтобы дать им возможность ознакомиться с организацией и её деятельностью.

Общественные собрания: Они проводятся, потому что просто пообщаться – это чертовски здорово!

Развивающие собрания: Такие, целью которых является совершенствование собственных знаний, знакомство с тем, чем занимаются другие и как они работают с разными вопросами. Обмен опытом с целью совместного самосовершенствования.

Собрание перспективного планирования: Собрание для планирования на будущее. Идеи могут высказываться совершенно свободно.

Не забудьте заранее сообщить участникам собрания, на какого рода собрание они приглашаются. Тогда у них будет шанс подготовиться и придти с нужным настроем. Вашей заботой как проводящего собрание является выбор методов, которые вы будете использовать, чтобы собрание оказалось как можно более эффективным. И тогда активность участников собрания будет обеспечена.

Выбор помещения

В каком помещении проводить собрание – это важнее, чем мы думаем. Мы часто заказываем одно и то же помещение независимо от того, какого типа будет собрание, вероятно потому, что это удобно и просто. Само собой разумеется, что выбор помещения и атмосфера, которую оно создаёт, играет роль в том, как будет протекать собрание. Лучше всего было бы всегда иметь несколько разных помещений в своём распоряжении. Иногда может быть трудным сильно изменить обстановку помещения, но ниже приведены несколько советов, как изменить атмосферу помещения без всякой необходимости сносить стены. Выжмите максимум из помещения, которое вы имеете или получили в своё распоряжение, и при том без всяких сложностей.

Мебель и продуктивность

Меблировка может сделать участников собрания молчаливыми и неуверенными. Например, высокая трибуна, возвышающаяся на большой сцене, может оказывать жуткое и пугающее впечатление. Подумайте, действительно ли необходимо использовать её. Кроме того, когда видна только голова докладчика, больше половины информации от него не доходит до слушателя.

Избегайте мебели, которая приводит к тому, что участники собрания сидят как бы спрятанные за столами, и могут отстраниться от собрания в надежде, что никто этого не заметит. Старайтесь найти альтернативу лекционному залу, где слушатели видят только спинки сидений друг друга или длинному столу, за которым не видно всех участников. Старайтесь создать творческую атмосферу посредством мебели и обстановки. Важен обмен взглядами. Участникам должно быть легко обмениваться взглядами с остальными в комнате. Нужны ли нам столы? Сядьте в круг без стола, чтобы все могли видеть друг друга с головы до ног. Избегайте пустых стульев, когда вы сидите в кругу, уберите те из них, которые не нужны. Или сядьте маленьким островком, что облегчает разговор друг с другом. Тогда легко будет прервать собрание для дискуссий «в ульях» (см. Методы активизации и создания творческой атмосферы).

Выбирайте помещение исходя из того, какого типа будет собрание. Не слишком большое, но и не слишком маленькое. Постарайтесь украсить помещение. Это можно сделать очень просто с помощью зелёных растений, музыки, живого света во время зимнего сумрака, скатертей на столах, маленьких ламп и так далее. Подумайте о том, чтобы убрать прочь мелкие вещи, которые будут лежать без дела, висящие провода, которые можно спрятать, свисающие листья растений, небольшие стопки бумаг или всякое тому подобное.

Как пройдёт собрание именно здесь?

Вашей задачей как организатора собрания является хорошенько продумать заранее, как проводить собрание в том помещении, в котором вы находитесь. Легко ли обустроить помещение? Попадает ли освещение снаружи? Приспособлено ли оно для людей с ограниченными возможностями? Не станет ли душно уже после представления участников собрания? Примеров плохих помещений можно привести много.

Как вы хотите, чтобы участники собрания сидели? Привычнее сидеть там, где вы обычно сидите, но это может также создать иерархию. Старайтесь сломать этот стереотип. Когда вы приходите на курсы или собрание, бывает проще сесть рядом с тем, кого вы знаете, но не менее полезно познакомиться и с другими. Одним из способов повлиять на порядок рассаживания, в случае небольших собраний, является следующий. Привяжите к ножке каждого стула по верёвочке, затем обойдите всё помещение и проложите её из конца в конец, то поверху, то понизу, вокруг разных предметов. Закончите у двери, через которую все участники будут входить. Потребуется некоторое время, но этот труд стоит того. Когда участники собрания будут входить, давайте им каждому конец верёвочки и пусть идут по ней до своего места.

Практические детали

Внимательно ознакомьтесь с помещением и обратите внимание на практически важные детали. Какое освещение в помещении? Проверьте также всё оборудование, от ручек для писания на доске до лампочек в диапроекторе. Какого-то оборудования не хватает? Какова акустика? Будут ли все слышать вас и друг друга? Не нужен ли усилитель, чтобы было слышно тем, кто сидит дальше всех? Проверьте, что в помещении есть хороший свет, что температура комфортная и вентиляция работает. Всё это – практические детали, которые вы должны проконтролировать. Представьте себя, говорящим перед собравшимися именно в том помещении, которое вы выбрали, и мысленно посмотрите со стороны, как это будет выглядеть.

Визуальные вспомогательные средства

Визуальные вспомогательные средства, которые используются во время презентации, призваны усилить, показать детали или прояснить то, что вы говорите. Слушатели лучше усваивают то, что они видят на картинке, чем если они только слушают. Очень желательно использовать визуальные средства для показа того, что затруднительно объяснить на словах. Это не означает, что вы должны записывать всё, что вы говорите, на листах для диапроектора. Вы должны только подкрепить и дополнить устную информацию.

Меняйтесь местами

Очень хорошо менять вид помещения во время собрания. Делайте перестановку мебели в зависимости от цели собрания, если это возможно. Очень хорошо также меняться местами во время собрания. Даже если вы не можете повлиять на выбор помещения и стоите перед большим количеством людей в более традиционном зале для конференций, старайтесь вызвать участников на диалог друг с другом и с вами как ведущим собрание. Одним из способов вести диалог с группой и пересесть на другие места является постановка вопросов, которые предлагается обсудить с рядом сидящими соседями в течение нескольких минут. Это можно сделать просто: «Побеседуйте со своим соседом о ХХ в течение нескольких минут», - этого достаточно. Несколько раз за собрание можно затем поменять «соседей», пересев на другое место, и таким образом познакомиться с каким-то новым человеком для обмена с ним опытом. Это хорошо работает даже в больших помещениях. Не бойтесь бросать вызов сложившемуся разделению ролей в больших помещениях, можно создать предпосылки для диалога даже здесь.

Приглашение

Участники собрания извещаются заранее, желательно каждый раз по-разному. Сообщите в приглашении как время начала, так и окончания собрания, а также адрес и телефонный номер организатора и информацию о том, потребуется ли за что-либо платить и сколько. Иногда достаточно письма. Иногда хорошо пригласить лично. Почему бы, если нужно обзвонить слишком много людей, не организовать телефонную цепочку, когда каждое руководство обзванивает определённое количество членов.

Не забудьте уделить особое внимание приглашению новых членов, чтобы они чувствовали, что их ждут. Если вы хотите привлечь внимание новых целевых групп, подумайте, где они есть и как можно с ними связаться.

Из приглашения также должно быть ясно, что собственно будет происходить на собрании. Если это решающее собрание, должен быть обнародован проект решения. Хороший проект решения часто довольно краток, вводит в курс дела, содержит постановку проблемы и вопросы, которые участник собрания начинает обдумывать ещё до собрания.

ВО ВРЕМЯ СОБРАНИЯ

Важно НЕ ТОЛЬКО ТО, ЧТО ИМЕННО БУДЕТ ОБСУЖДАТЬСЯ, но и то, как это будет делаться. Разные типы собраний требуют разного подхода к их проведению. Важно, что во время планирования собрания, независимо его от формы, нужно всегда помнить о следующих вопросах:

+ Как мне повысить активность участников во время собрания?

+ Как привлечь больше участников, сделать, чтобы они слушали друг друга и приняли участие в принятии решения?

О методах увеличения активности смотрите также раздел «МЕТОДЫ».

Самые важные собрания, вероятно, выглядят так: Мы сидим вокруг стола и обсуждаем; иногда это происходит действительно формально, когда все высказываются по очереди согласно списку. Иногда мы работаем группой. Чаще всего говорит один или несколько человек, а остальные участники собрания слушают. Этот метод одобряют чаще молодые мужчины или любители поговорить. Парни ещё в школе приобретают привычку получать больше внимания, и возможно, пройдёт некоторое время, пока очередь высказаться дойдёт до девушки. А когда это происходит, она полагает, что то, что она хотела сказать, уже сказано, и отказывается выступать.

Для того чтобы достичь большего равноправия в организации, мы должны работать над нашими собраниями. Собрания должны быть местом проявления активности и творчества. В разделе «Методы» (см. Методы активизации и создания творческой атмосферы) – упражнения на активизацию, вы найдёте разные методы, которые можно попробовать. Никакой метод не оптимален, так же как ни один не является простым и неизменным решением для установки равноправия. Речь идёт о том, чтобы комбинировать, варьировать и осмеливаться пробовать их, чтобы все имели возможность высказываться, расти и взрослеть. И не забывайте, что при неправильной постановке цели все методы могут стать орудием единоличной власти.

Что такое хорошее собрание?

Как определить хорошее собрание? Известно, что мы не всегда можем знать, чего ожидают другие, у нас у всех разные критерии того, что называть хорошим собранием. Мы учимся и слушаем тысячами разных способов. У нас также разные потребности в высказывании. Да, есть множество различных систем оценок того, как должно выглядеть хорошее собрание для всех и каждого. Можно попробовать обсудить, каково общее представление о хорошем собрании в вашем объединении, профсоюзе или организации. Это простейший и хороший способ сблизить ожидания перед будущей деятельностью.

Ведение собраний

Роль ведущего собрание является центральной и важной. Проводящий собрание может использовать её очень по-разному, для того чтобы утихомирить людей или для того чтобы все принимали участие. Ведущим собрание не обязательно должен быть всё время один человек. Отлично, если вас будет двое, чтобы вы могли поддерживать и дополнять или подменять друг друга. Независимо от количества, задачей является как вдохновлять других на взятие слова, так и делать выводы из того, что говорится в диалоге с участниками без лишних разъяснений и оценок с вашей стороны. Ваша роль состоит в постановке вопросов и выделении различных имеющихся взглядов на них и в том, чтобы помочь обратить их на достижение общей цели.

ДАЛЕЕ… читайте полное издание

Если вам нужны экземпляры книги «Творческий подход к собраниям» (ISBN: 91-630-6994-6), обращайтесь в Совет Молодёжных Организаций Швеции: 

    Landsrådet för Sveriges Ungdomsorganisationer
    Kungsgatan 74
    111 22 STOCKHOLM

    тел.:          +46-8440-8670
    факс         +46-820-3530
        e-mail: lsu@lsu.se